Klauzula informacyjna RODO
Zgodnie z art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) informujemy o zasadach przetwarzania danych osobowych pacjentów Poradni oraz — w przypadku pacjentów małoletnich — ich rodziców lub opiekunów prawnych.
1.Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest Poradnia SENS Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (aleja 3 Maja 2/53, 00-391 Warszawa), wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001152779 (Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy KRS), NIP 5253033564, REGON 540812607, kapitał zakładowy 5 000 zł; podmiot leczniczy wpisany do rejestru podmiotów wykonujących działalność leczniczą (RPWDL) pod numerem 000000302643 (dalej „Administrator” lub „Poradnia”). Kontakt: tel. +48 784 423 024, e-mail rejestracja@poradniasens.pl.
2.Kontakt w sprawach ochrony danych
We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z przysługujących praw można kontaktować się z Administratorem pod dedykowanym adresem: odo@poradniasens.pl.
3.Cele i podstawy prawne przetwarzania
Dane pacjenta (oraz dane jego dziecka) przetwarzamy w celu:
- udzielania świadczeń zdrowotnych — profilaktyki zdrowotnej, diagnozy medycznej, leczenia oraz zarządzania udzielaniem świadczeń, w tym prowadzenia i przechowywania dokumentacji medycznej. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. h RODO w związku z przepisami, w szczególności ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej oraz ustawy z dnia 5 grudnia 1996 r. o zawodach lekarza i lekarza dentysty;
- rejestracji i obsługi wizyt, w tym kontaktu telefonicznego i mailowego oraz wysyłania przypomnień o wizytach (SMS, e-mail). Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b oraz f RODO (wykonanie umowy oraz prawnie uzasadniony interes polegający na sprawnej obsłudze pacjenta);
- obsługi płatności i przedpłat za wizyty — za pośrednictwem operatora płatności. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b oraz c RODO;
- realizacji obowiązków rozliczeniowych i podatkowych (np. wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych). Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami podatkowymi i o rachunkowości;
- ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. f RODO w zakresie danych o stanie zdrowia;
- zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia — monitoring wizyjny obejmujący wyłącznie poczekalnię i rejestrację (obraz bez dźwięku). Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO w związku z art. 23a ustawy o działalności leczniczej (szczegóły — pkt 13);
- raportowania zdarzeń medycznych do systemu informacji medycznej (platforma P1). Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą o systemie informacji w ochronie zdrowia.
4.Kategorie danych
Przetwarzamy dane identyfikacyjne i kontaktowe (m.in. imię i nazwisko, numer PESEL lub inny identyfikator, datę urodzenia, adres, telefon, e-mail), dane o stanie zdrowia oraz inne dane niezbędne do udzielenia świadczenia i prowadzenia dokumentacji medycznej (szczególna kategoria danych). W przypadku pacjenta małoletniego przetwarzamy także dane rodzica lub opiekuna prawnego w zakresie niezbędnym do reprezentacji pacjenta i kontaktu.
5.Źródło danych
Dane pacjenta pozyskujemy bezpośrednio od pacjenta oraz jego przedstawiciela ustawowego — podczas rejestracji telefonicznej, e-mailowej lub osobistej oraz w trakcie udzielania świadczeń; w zakresie rezerwacji internetowych — za pośrednictwem modułu rezerwacji na stronie poradniasens.pl (MyDr) lub serwisu ZnanyLekarz. W uzasadnionych przypadkach dane mogą pochodzić z dotychczasowej dokumentacji medycznej udostępnionej przez pacjenta lub opiekuna albo przez inne podmioty lecznicze.
6.Odbiorcy danych
Dane mogą być udostępniane:
- podmiotom przetwarzającym dane na zlecenie Administratora na podstawie umów powierzenia, w szczególności: dostawcy oprogramowania do prowadzenia dokumentacji medycznej oraz modułu rezerwacji wizyt online (MyDr Sp. z o.o., ul. Puławska 465, 02-844 Warszawa, KRS 0000704950), operatorowi portalu rezerwacji wizyt ZnanyLekarz (ZnanyLekarz sp. z o.o.) — w zakresie obsługi kalendarza wizyt i powiadomień, dostawcy hostingu i poczty (SEOHOST), biuru rachunkowemu (Żochowski Consulting sp. z o.o., ul. Ogrodowa 8 lok. 2, 00-896 Warszawa, KRS 0000794946) — w zakresie danych zawartych w dokumentach rozliczeniowych;
- PayPro S.A. (Przelewy24) — operatorowi płatności internetowych, który przetwarza dane transakcji płatniczych jako odrębny administrator danych osobowych;
- ZnanyLekarz sp. z o.o. — który w zakresie rezerwacji dokonywanych bezpośrednio w portalu znanylekarz.pl działa jako odrębny administrator danych i udostępnia Poradni dane rezerwacji;
- innym podmiotom udzielającym świadczeń zdrowotnych — w zakresie niezbędnym do zapewnienia ciągłości leczenia;
- organom i podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa (m.in. sądom, prokuraturze, organom ścigania).
7.Przekazywanie poza EOG
Dokumentację medyczną przechowujemy w systemie MyDr na serwerach w Unii Europejskiej (OVH, Amazon Web Services). Dostawcy systemów MyDr i ZnanyLekarz (spółki z siedzibą w Polsce) korzystają z podwykonawców (dalszych podmiotów przetwarzających), z których część ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych — według wykazów w umowach powierzenia m.in. Google (poczta elektroniczna i dokumenty), Talkdesk (obsługa klienta), Twilio i Vonage (wiadomości SMS i e-mail, połączenia) oraz Atlassian (zgłoszenia techniczne). W zakresie niezbędnym do tych usług dane mogą być przekazywane do USA na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework — art. 45 RODO) albo standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 46 RODO). Kopię standardowych klauzul umownych udostępnimy na żądanie: odo@poradniasens.pl.
8.Okres przechowywania
Dokumentację medyczną przechowujemy przez okres wynikający z art. 29 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, co do zasady 20 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu — z wyjątkami przewidzianymi w ustawie (np. dokumentacja dziecka do ukończenia 2. roku życia — 22 lata; w razie zgonu pacjenta wskutek uszkodzenia ciała lub zatrucia — 30 lat). Dane przetwarzane dla celów rozliczeniowych i podatkowych — przez okres wymagany przepisami (co do zasady 5 lat). Dane przetwarzane na potrzeby roszczeń — do upływu okresu przedawnienia. Nagrania monitoringu — nie dłużej niż 3 miesiące od dnia nagrania (pkt 13). Korespondencja — do 12 miesięcy.
9.Twoje prawa
Masz prawo do: dostępu do danych i uzyskania ich kopii, sprostowania, ograniczenia przetwarzania oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Prawo do usunięcia danych nie obejmuje dokumentacji medycznej w okresie jej obowiązkowego przechowywania (art. 29 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, art. 17 ust. 3 RODO), a prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) przysługuje tylko co do danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy — nie obejmuje więc dokumentacji medycznej. Masz również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). Dostęp do dokumentacji medycznej realizowany jest na zasadach określonych w ustawie o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta; udostępnianie dokumentacji medycznej jest w naszej Poradni bezpłatne — we wszystkich formach i przy każdym, także kolejnym, udostępnieniu.
10.Prawa pacjenta małoletniego
Prawa pacjenta małoletniego wykonuje jego przedstawiciel ustawowy. Pacjent, który ukończył 16 lat, ma ponadto prawo do uzyskania informacji o swoim stanie zdrowia w przystępnej formie. Z chwilą osiągnięcia przez pacjenta pełnoletności prawa wykonuje wyłącznie pacjent, a upoważnienia i zgody złożone wcześniej w jego imieniu przez przedstawicieli ustawowych wygasają — dalszy dostęp rodziców do danych i dokumentacji wymaga upoważnienia udzielonego przez pełnoletniego pacjenta.
11.Informacja o wymogu podania danych
Podanie danych jest wymogiem ustawowym wynikającym z przepisów o prowadzeniu dokumentacji medycznej i jest warunkiem udzielenia świadczenia zdrowotnego — odmowa podania danych uniemożliwia jego udzielenie, z wyjątkiem stanów nagłego zagrożenia zdrowia lub życia. Podanie danych kontaktowych (telefon, e-mail) w celu otrzymywania przypomnień o wizytach jest dobrowolne.
12.Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Dane nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.
13.Monitoring wizyjny
Monitoring wizyjny obejmuje wyłącznie poczekalnię wraz ze stanowiskiem rejestracji i rejestruje wyłącznie obraz, bez dźwięku; nagrania przechowujemy nie dłużej niż 3 miesiące od dnia nagrania. Pełne zasady przetwarzania danych osobowych w związku z monitoringiem określa odrębna Klauzula informacyjna — monitoring wizyjny.
14.Strona internetowa
Zasady przetwarzania danych osób odwiedzających stronę poradniasens.pl (w tym pliki cookie) określa odrębna Polityka prywatności.